Тази политика обяснява как SofiaOffices.com обработва лични данни. Тя обхваща нашия уебсайт, нашия офис на булевард Витоша № 66 в София и всяка услуга, която предоставяме: виртуален офис и регистриран адрес, наем на офис, регистрация на компания, юридически услуги, счетоводство, заплати и подпомагане за разрешително за пребиваване.
В кратце:
- Ние сме доставчик на бизнес услуги. Почти всеки, чийто данни притежаваме, е клиент, представител на клиент, служител на клиент или някой, който се е свързал с нас.
- Три области носят най-висок риск, затова ги описваме подробно: файлове за борба с прането на пари, клиентска поща, получена на нашия адрес, и заплати, които обработваме за клиентски компании.
- За заплати и повечето счетоводни услуги действаме по инструкции на нашите клиенти. Клиентската компания е администратор (този, който решава защо и как се използват данните), а ние сме обработващият (този, който действа по тези инструкции). Раздел 2.6 обяснява какво означава това за вас.
- Някои записи не можем да изтрием по искане. Българското законодателство определя срокове на съхранение от 5, 10 и 50 години в зависимост от документа. Раздел 6 изброява всеки един от тях и неговия правен източник.
- Не продаваме лични данни, не правим профилиране на вас и никакъв софтуер не взима решения за вас.
- Можете да се свържете с нас по всякакви въпроси на [email protected].
Прескочете към: Кои сме ние · Какво правим с личните данни · Бисквитки · С кого споделяме данни · Международни трансфери · Колко дълго съхраняваме данни · Вашите права · Трябва ли да предоставяте данни · Сигурност и нарушения · Автоматизирани решения · Деца · Промени · Контакт и оплаквания
1. Кои сме ние и какво обхваща тази политика
SofiaOffices.com е администратор на личните данни, описани в тази политика, освен в случаите, когато раздел 2 казва, че действаме като обработващ за клиент.
Можете да се свържете с нас тук:
- Адрес: бул. Витоша 66, 4-ти етаж, София 1463, България
- Имейл: [email protected]
- Телефон: +359 888 350 643
- Работно време: от понеделник до петък, 09:00 до 18:00
Нашият офис в София е екипиран офис със собствени счетоводни и юридически отдели. Не е само служебен адрес за препращане на кореспонденция. Пълната информация за регистрацията на оператора зад марката SofiaOffices.com е налична по искане на посочения по-горе адрес за контакт.
Не сме назначили служител по защита на данните. Член 37(1) от GDPR изисква такъв в три случая само. Държавните органи имат нужда от такъв, както и организации, чието основно занятие е извършване на мащабен редовен мониторинг на физически лица или мащабна обработка на данни от специални категории или данни за криминални престъпления.
Нито едно от тези определения не ни описва. Въпросите за защитата на личните данни следвайте към посочените по-горе контактни данни и те ще бъдат обработени от нашия юридически отдел.
Тази политика обхваща и двете езикови версии на сайта, английските и българските страници. Ако двете някога се различават по съществени въпроси, уведомете ни и ще поправим превода, вместо да спорим, коя версия е правилна.
Тази политика се регулира от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) и Българския закон за защита на личните данни. Няколко други български разпоредби определят какво трябва да събираме и колко дълго трябва да го съхраняваме, и ние ги изброяваме, където е приложимо, вместо да се позоваваме неясно на "правни изисквания".
2. Какво правим с личните данни
Всяка от дейностите по-долу посочва за кого са данните, какво събираме и защо. Също така предоставя нашата правна база, източника, от който данните не идват от вас, срока на съхранение и получателите.
2.1 Запитвания през сайта
- Кой: хора, които попълват контактната форма, пишат ни имейл или ни се обаждат по телефона.
- Данни: имена, служебен имейл, телефонен номер и всичко, което напишете в полето за съобщение. Всички четири полета са задължителни. Няма регистрация за бюлетин, чат на живо, потребителски акаунт или функция за плащане на този уебсайт.
- Цел: да отговорим на вашето запитване и, ако то доведе до нещо, да подготвим оферта.
- Правна основа: Член 6(1)(f), нашият легитимен интерес да отговорим на бизнес запитвания. Когато вашето запитване се превърне в искане за конкретна оферта, се прилага и Член 6(1)(b), тъй като работата е стъпка преди договор.
- Източник: вие.
- Срок на съхранение: 12 месеца от последния ни обмен, ако запитването не се превърне в клиентска връзка. Ако стане, досието преминава под разпоредба 2.2.
- Получатели: съответният отдел вътре в компанията и нашият имейл доставчик (вж. раздел 4).
Нашата контактна форма използва числов CAPTCHA, който хостваме и предоставяме сами. Не е Google reCAPTCHA или hCaptcha, така че решаването му не изпраща нищо на трета страна.
2.2 Включване на клиенти и изпълнение на договора
- Кой: клиенти, които са физически лица, и директорите, акционерите, служителите и упълномощените представители на корпоративни клиенти.
- Данни: име, длъжност, служебни контактни данни, подпис, кореспонденция с нас, детайли за договора и фактури, както и инструкциите, които ни давате.
- Цел: да предоставим услугата, за която сте се обърнали към нас, било то регистриран адрес, наем на офис, регистрация на компания, правни съвети, счетоводство, заплати или подкрепа за разрешително за пребиваване.
- Правна основа: Член 6(1)(b), когато сключвате договор с нас лично. Член 6(1)(f), когато нашият клиент е компания и ние обработваме данните на нейните служители, нашият легитимен интерес е изпълнението на този договор.
- Източник: вие, вашата компания или публични регистри като Търговския регистър.
- Срок на съхранение: вижте раздел 6. Договорните записи се съхраняват 5 години след края на отношенията, в съответствие с общия срок на давност в Член 110 от Закона за задълженията и договорите.
- Получатели: зависи от услугата, а раздел 4 изброява категориите.
2.3 Идентификация и проверки за борба с прането на пари
Това е частта, в която имаме най-малко свобода на действия, затова си заслужава да я прочетете, дори и да пропуснете останалата част.
Българското законодателство ни определя като задължено лице. Член 4 от Закона за мерките срещу прането на пари изброява кой трябва да прилага мерки за борба с прането на пари, а три от неговите точки описват какво правим ние. Точка 13 обхваща счетоводни услуги и данъчни съвети. Точка 15 обхваща правни съвети за сделки, като прехвърляне на недвижими имоти, управление на фондове и набиране на капитал за компания. Точка 16(a) посочва услугата директно: предоставяне на регистриран адрес, кореспонденция или офис за регистрацията или функционирането на юридическо лице.
- Кой: клиенти, техните упълномощени представители и фактическите собственици.
- Данни: данни от документ за самоличност, включително номер на документа, издаващ орган и дата, имена, личен или национален идентификационен номер, дата и място на раждане, гражданство, адрес, структура на собственост и контрол, произход на средствата и резултатите от проверките за санкционни списъци, неблагоприятни медии и статус на политически излагани лица (дали някой е заемал или заема висша публична длъжност, която законодателството третира като по-висок риск).
- Цел: ддокументирана проверка на клиентите, текущ мониторинг и докладване, когато законодателството го изисква.
- Правна основа: Член 6(1)(c), спазване на правно задължение по Закона за мерките срещу прането на пари и съответстващата подзаконова разпоредба. Когато проверката установи информация за криминални присъди или престъпления, това е данни по Член 10 и ние ги обработваме, тъй като българското законодателство за борба с прането на пари разрешава и изисква проверката.
- Източник: вие, вашите представители, публични регистри и търговски бази данни за проверки.
- Срок на съхранение: 5 години. Член 67(1) от Закона определя срока, а Член 67(2) го започва да тече от датата, на която бизнес отношенията приключват, не от датата, на която сме събрали документа. Директорът на Дирекция "Финансово разузнаване" към Държавна агенция за национална сигурност може да удължи този срок писмено с не повече от две допълнителни години, съгласно Член 67(6).
- Получатели: Дирекция "Финансово разузнаване", надзорни органи и одитори. Член 68 изисква да съхраняваме този материал, за да може да бъде предоставен на тях при поискване, в определения от тях формат и в срок.
Едно последствие е достатъчно необичайно, за да бъде заявено ясно. Ако ние някога съобщим подозрение за транзакция, забранено е да ви уведомяваме. Член 80(1) от Закона забранява да уведомяваме клиент или трета страна, че информация е била разкрита по Членове 68, 72, 74, 76 до 78 или 88. Член 72(1) изисква това докладване да бъде направено преди извършването на сделката.
Два лимита на тази тишина заслужават да бъдат известни. Тя ни обвързва така към вас, така и към трети страни, но Член 80(2) я вдига към нашия надзорен орган, така че регулаторът винаги може да бъде уведомен. И искането по раздел 7 от тази политика няма да разкрие дали такова уведомление съществува. Това е правно задължение, а не наш избор, и всеки регулиран доставчик в България работи под същото правило.
2.4 Поща и кореспонденция, получена на нашия адрес
Клиенти, използващи нашия регистриран адрес или услуга за кореспонденция, получават поща на бул. Витоша 66. Кой е отговорен за тази поща, ние или клиентът? Нашата роля се дели на две, и отговорът е важен за вашите права.
За съдържанието на клиентската поща, действаме като обработващ по документирани инструкции на клиента. Клиентската компания решава какво се случва с нейната кореспонденция. Ние не решаваме да я четем, копираме или действаме по нея самостоятелно.
За нашия собствен запис на това, което е пристигнало и кога, действаме като администратор. Ние записваме подателя, датата на получаване, типа артикула и неговото доставяне, защото ни трябва този запис, за да докажем, че услугата е била предоставена, а и защото надзорът за борба с прането на пари може да го изисква.
- Кой: нашите клиенти и физическите лица, които им изпращат поща, включително имената на изпращачите от органи, банки, съдилища и контрагенти.
- Данни: име и адрес на изпращача, получател, пощенско клеймо и данни за доставката, тип на артикула, а когато клиентът ни инструктира да сканираме или отворим артикули, личните данни, съдържащи се в тях.
- Цел: получаване, регистриране, уведомяване, препращане и, по указание, сканиране на кореспонденция.
- Правна основа: Член 6(1)(b) или 6(1)(f) за самата обработка, и Член 6(1)(c) за регистъра на получаването, когато правилата за борба с прането на пари изискват да го съхраняваме.
- Източник: изпращачите, и пощенските и куриерските оператори.
- Срок на съхранение: регистърът на получаването следва 5-годишния срок на борба с прането на пари. Сканираните съдържания се съхраняват само докато клиентът ни инструктира.
- Получатели: клиентът и пощенският или куриерският оператор, използван за препращане.
Ако сте изпратили поща до компания на нашия адрес и искате да разберете какво държим за вас, пишете ни. Ще ви кажем какво съдържа нашият собствен регистър. За всичко вътре в плика ще се обърнем към адресата, тъй като тази компания, а не ние, решава как да се използва нейната кореспонденция.
2.5 Документиране пред българските власти
- Кой: клиенти, техните представители, фактически собственици и служители.
- Данни: каквото изисква конкретното документиране, определено от органа, а не от нас.
- Цел: подаване на декларации, регистрации и отчети до Националната агенция за приходите, Националния осигурителен институт, Регистърната агенция и други органи.
- Правна основа: Член 6(1)(c) за собствените ни законови задължения. Когато подаваме от името на клиентска компания, ние действаме като обработващ и правната основа е на клиента.
- Източник: клиентът и служителите на клиента през клиента.
- Срок на съхранение: вижте раздел 6.
- Получатели: съответният орган.
2.6 Заплати и осигуряване за клиентски компании
Когато обработваме заплати за клиентска компания, не решаваме нищо относно служителите на компанията. Работодателят решава кой е на заплата, какво получава и защо. Ние обработваме по документирани инструкции.
В термини на GDPR клиентската компания е администратор, а SofiaOffices.com е обработващ. Член 28 от GDPR изисква писмено споразумение за обработка на данни между нас преди старта на тази работа. То обхваща предмета, продължителността, целите, категориите данни и данни на субектите. То също така определя нашите задължения относно сигурност, подизпълнители, помощ и изтриване. Установяваме това споразумение с всеки клиент за заплати и счетоводство.
- Кой: служители и контрагенти на нашите клиентски компании.
- Данни: имена, личен идентификационен номер, адрес, банкова сметка, длъжност, заплата, работни часове, документи за болнични листи, данни за социално осигуряване и данъци, и семейни обстоятелства, когато законовото облекчение зависи от тях.
- Цел: изчисляване на заплатите, извършване на законни удръжки и подаване на данни до данъчните и социалноосигурителните органи.
- Правна основа: на администратори, която обикновено е Член 6(1)(b) и Член 6(1)(c). Данните за болнични са данни за здравословното състояние, а работодателят разчита на Член 9(2)(b), който позволява обработка, необходима за изпълнение на задължения по трудовото и социалното законодателство.
- Източник: работодателят и служителят през работодателя.
- Срок на съхранение: зададен от работодателя и от закона. Заплатите се съхраняват в продължение на 50 години, обяснено в раздел 6.
- Получатели: Националната агенция за приход